La dimensión desconocida de los archivos públicos en el siglo XXI

Marco Antonio Gózar Llanos

Especialista en Administración de Archivos de COINN Consultores Integrales en Archivos S.A.C.

La ciudadanía ha sido “acostumbrada” a ver a los archivos públicos casi exclusivamente como sinónimo de memoria, por lo que los relaciona con los archivos históricos.  Los archivos públicos son considerados importantes, pero lejanos: Son el hábitat de los investigadores académicos y de los historiadores. Esta visión, la más difundida, podríamos denominarla, la primera “dimensión” de los archivos públicos.

Luego, desde mediados del siglo pasado se destaca en ámbitos más expertos una nueva “dimensión”: Los archivos públicos técnicamente organizados como herramientas fundamentales para el éxito de toda gestión.  Esta segunda “dimensión” se sustenta en la siguiente premisa: Quien controla la información, puede gestionar eficientemente.  A aquella se añade desde inicios de presente siglo una tercera “dimensión” que nos permitió reconocer, en los archivos públicos, una utilidad “más terrena”: La de los archivos públicos técnicamente organizados como requisitos fundamentales para el ejercicio pleno del derecho de acceso a la información pública. Esta “dimensión” se ha robustecido, y ahora se habla (aunque no masivamente) de la relación estrecha entre los archivos públicos, la transparencia, el acceso a información pública y la lucha contra la corrupción.

Sin embargo, esta tercera “dimensión”, aunque puesta ya en evidencia, no es valorada ni utilizada en su real magnitud. Si hablamos de nuestro gremio, existe una incomprensible “auto limitación” por parte de no pocos archivistas, archivólogos o archiveros.  Se habla con fluidez y se razona prolijamente en base a conceptos como “gestión” y “tecnologías de la información”, de innegable importancia y trascendencia,  pero se tartamudea o simplemente se calla (silencio cómplice) cuando se nos pide un comentario sobre la importancia y trascendencia de esta tercera “dimensión”.

Pero la incomprensión o el soslayo de esta tercera “dimensión” encierran el desconocimiento (o, tal vez, el ocultamiento) de una cuarta “dimensión” de los archivos públicos. Aunque de uso casi exclusivo por los periodistas de investigación -es materia prima de muchos de sus “destapes”-, sus bondades y grandes beneficios no son reconocidos y difundidos. Se trata de la “dimensión” de los archivos públicos como instrumentos eficaces de control social. Y es que los ciudadanos tenemos el legítimo derecho a controlar los “actos de gobierno”, en todos sus niveles, y los “actos de gobierno” se encuentran plasmados, consignados, evidenciados en los documentos de archivo.

¿Qué podemos hacer para “desvelar” esta cuarta “dimensión”? He aquí nuestra propuesta:

1.Participación activa de los archivistas. ¿No somos los archivistas / archivólogos / archiveros los grandes expertos y conocedores de los laberintos / trampas / atajos del trámite documentario? Es necesario, entonces, dejar nuestra faceta contemplativa, y algunas veces cómplice, y comenzar a trabajar como “archivistas de acción”, haciendo que esta cuarta “dimensión” comience a funcionar desde los archivos públicos, con la ciudadanía y para la ciudadanía.

2. Exigir “archivos públicos de verdad’: Exigir que nuestras instituciones públicas inviertan en la implementación y mantenimiento de sus “sistemas institucionales de archivos”, “sistemas institucionales de gestión documental”, etc. con la finalidad de asegurar la existencia de archivos públicos que “sirvan de verdad”.

3. Fortalecimiento de nuestros archivos nacionales: Es evidente la falta de interés y atención de nuestros gobiernos hacia nuestros archivos nacionales, los cuales sobreviven como entes “aislados”. Lamentablemente, hay un factor adicional que agudiza esta situación: Todo “aislamiento” tiene como una de sus manifestaciones la falta de control, y donde no hay control, la corrupción encuentra un ambiente “amigable”.

Es primordial, entonces, identificar todos aquellos eventos, situaciones, procesos, elementos, personas, etc. que les impiden a nuestros archivos nacionales trabajar eficientemente. Un archivo nacional descontaminado, sano, fresco y transparente no sólo cumplirá mejor sus funciones, sino que constituirá un ejemplo que todo archivo público tomará como modelo a seguir.

 

2 Respuestas a “La dimensión desconocida de los archivos públicos en el siglo XXI

  1. Interesante artículo, sobre todo el enfoque que se le da, como pieza clave en el acceso a la información pública. Es fundamental bajo ese enfoque capacitar, fortalecer, innovar, etc., los archivos de gestión de las entidades públicas, que se encuentran muy debilitados y sin especialistas a su cargo, lo q conlleva a una inorganicidad del sistema, y por ende una traba para que los ciudadanos puedas acceder a la información pública.

  2. ILEANA RODRIGUEZ RIVAS

    Excelente, muy acertado el documento con todas sus requerimientos necesarios para llevar a cabo y en feliz términos el sueño no realizado y menos expresado de los Archivologos, Archivistas, Archiveros, de habitar diariamente durante mas de 8 horas diarias en ámbitos como bien dice el Sr. Especialista Marco Antonio Gozar Llanos “Un archivo nacional descontaminado, sano, fresco y transparente no sólo cumplirá mejor sus funciones, sino que constituirá un ejemplo que todo archivo público tomará como modelo a seguir”, el cual aplaudo en la distancia, porque ese es y ha sido el dolor de cabeza eterno de los profesionales del Archivo, tenemos que luchar para tener un ambiente de acorde con lo que tu guardas y estos son documentos de primera categoría diría yo, ya que son de una importancia vital para todas aquellas personas los requieran, sean de interés publico, que la ciudadanía o publico en general sienta que se encuentra dentro de un Edificio resguardando información y documentación de todas las acciones que han sido llevadas a cabo en su momento y que serán pronto un futuro, no seria justo que se continúe en estas lamentables situaciones en este siglo 21, pero viviendo y laborando como si estuviésemos en el siglo 20, donde de todo hacia falta y hasta lo mas necesario, ya es hora que se cambie el rol del profesional Archivologo, Archivista y Archivero, y se convierta en un agente de bienestar social primero y luego llevar esta voz a lo interno de las oficinas,haciendo eco de los planes de reestructuracion Archivistica dentro del edificio y sus actividades diarias sean transformadas pero en base a leyes internas del Archivo Central, Archivo Nacional o la Red Nacional de Archivos Estatales para que se cumpla sin retroceso leyes que controlen estos desajustes que hoy ocurren en nuestros países hispanos, acá es igual, y para se tiene que tomar prontamente la iniciativa el personal interno e ir extendiendo hacia otras oficinas donde nace la gestión de la documentación, los pasos intermedios Archivo General, Archivos Central y luego Archivo General de la Nación, creo que solo así habrá una sola voz en la Estructuración de los Archivos Estatales, o llevar a cabo un Proyecto que se puede denominar como ejemplo “Apoyo a la Modernización en los Archivos Estatales” y como digo antes, son todos los archivos a todos los niveles, y solo así se podrá ir controlando los grandes desajustes que existen hoy en día en todas partes de Latinoamerica incluyendo España, por la falta de coordinación, enfoque y grandes deseos de tener, estar y laborar en los optimo.

    LICDA. ILEANA RODRIGUEZ RIVAS
    Archivologa, Analista Documental y Consultora

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