El deber de conservar la información en poder del Estado mirado desde la archivística (II)

Marco Antonio Gózar Llanos

Especialista en Administración de Archivos de COINN Consultores Integrales en Archivos S.A.C.

Como vimos en la primera parte de este desarrollo, dos dimensiones del deber de conservar la información en poder del Estado se refieren al deber de tratar los documentos de manera técnica, y al deber de asegurar condiciones para su conservación. Una tercera dimensión es la obligación de contar con un Programa de Control de Documentos (en adelante, “el PCD”), el cual es un instrumento de gestión archivística que formaliza el nombre, el valor y la vigencia de un documento de archivo.

Es importante recordar también que un documento de archivo es todo aquel documento generado y/o recibido por una persona natural o jurídica, en el ejercicio de sus funciones, y lo es independientemente de su soporte: soporte papel, soporte magnético (una cinta de video, un disco duro, etc.), soporte óptico (un CD, un DVD, etc.), soporte electrónico (un correo electrónico, un PDF, una base de datos en Excel, etc.). Toda información (sea ésta pública, secreta, reservada o confidencial) generada y/o recibida por el Estado, está asentada en documentos de archivo y se gestiona obligatoriamente a través de un Programa de Control de Documentos. A continuación lo explicamos de manera simple:

En primer lugar, el PCD determina y formaliza el nombre de las series documentales, o sea, los nombres de las “familias” de documentos de archivo existentes en una institución pública, estableciendo a qué unidad orgánica (oficina) pertenecen.  Por ejemplo, determinará que la serie documental “Expedientes de Licitaciones Públicas” tendrá esa denominación y no otra, y que pertenece a la Oficina de Logística; que la Serie Documental “Contratos de Trabajo” tendrá esa denominación y no “Contratos Laborales”, por ejemplo, y que pertenecerá a la Oficina de Recursos Humanos, etc.

Segundo, el PCD determina el valor de las Series Documentales, estableciendo formalmente si son de valor temporal (o sea, si se pueden eliminar pasado un número de años) o si son de valor permanente (o sea, que no se pueden eliminar por ningún motivo). Por ejemplo, una Serie Documental de valor temporal es la denominada “Órdenes de Servicio”, la cual, generalmente tiene una vigencia o “vida” de 10 años.  Como contraparte, la Serie Documental “Partidas de Nacimiento” y “Edictos Municipales”, por ejemplo, que son de valor permanente, nunca deben eliminarse.

Tercero, explicamos en la entrega anterior que los documentos de archivo, durante su “vida”, pasan por diferentes etapas (activa, semi-activa y pasiva), correspondiendo a cada etapa un nivel de archivo: archivo de gestión, periférico (puede existir o no) y archivo central. El PCD determina cuántos años debe permanecer una serie documental determinada en cada uno de estos niveles de archivo. Por ejemplo, el PCD puede determinar que la serie documental “Órdenes de Servicio” sea de valor temporal, que tenga una “vida” de 10 años, y que deba permanecer 2 años en el archivo de gestión, luego cuatro 4 años en el archivo periférico y 4 más en el archivo central.

Sin embargo, cuando el PCD determina (valora) que ciertas series documentales tienen valor temporal y establece sus años de vigencia, también nos dice cuando tiene que “morir” (eliminarse).  Es por ello que en la legislación archivística, el PCD constituye un instrumento necesario y obligatorio en el trámite de ‘solicitud de eliminación de documentos de archivo’ ante el Archivo General de la Nación.  Los documentos de archivo sólo se pueden eliminar sí y solo sí el Archivo General de la Nación autoriza dicha eliminación, por lo que ninguna institución pública debe eliminar documentos de archivo si no media dicha autorización.