El deber de conservar la información en poder del Estado mirado desde la archivística (I)

Marco Antonio Gózar Llanos

Especialista en administración de archivos de COINN Consultores Integrales en Archivos S.A.C.

En términos generales, documento es todo aquello donde se asienta información. Un documento de archivo es todo aquel documento generado y/o recibido por una persona natural o jurídica, en el ejercicio de sus funciones.  Un documento de archivo lo es independientemente de su soporte: soporte papel, soporte magnético (una cinta de video, un disco duro, etc.), soporte óptico (un CD, un DVD, etc.), soporte electrónico (un correo electrónico, un PDF, una base de datos en Excel, etc.).

Toda información (sea ésta pública, secreta, reservada o confidencial) generada y/o recibida por el Estado, está asentada en documentos de archivo. Los documentos de archivo están regulados en todos sus aspectos (o deberían estarlo), por el Archivo General de la Nación, ente rector del Sistema Nacional de Archivo.  Forman parte del Sistema Nacional de Archivos: a. los archivos públicos (los pertenecientes a todas las instituciones públicas); b. el Archivo General de la Nación; c. los archivos regionales; d. los archivos eclesiásticos; e. los archivos parroquiales; f. los archivos de conventos; g. los archivos particulares que cumplen con los requisitos establecidos por Ley.

Dentro de una institución pública, la información en poder del Estado puede encontrarse, en función de que sea usada con mayor o menor frecuencia, en diversos niveles de archivo, a saber: a. archivos de gestión (documentos de uso frecuente o en trámite); b. archivos periféricos (extensiones de los archivos de gestión, implementados por la falta de espacio en éstos, por el volumen de determinadas series documentales, por ejemplo, expedientes de obras públicas, etc.); c. archivo central (documentos de uso poco frecuente). Técnicamente la ubicación de un documento o un dato en cualquiera de los niveles de archivo no debería ser impedimento para su puesta a disposición inmediata.

Es menester remarcar que todo lo referido a la conservación de la información y a la eliminación de los documentos de archivo, en el sector público, se encuentra normado por el Archivo General de la Nación. Toda aquello que verse sobre estos temas y que no haya sido regulado por el Archivo General de la Nación, debe ser normado por este ente rector del Sistema Nacional de Archivos. Ninguna otra institución pública o ente puede ni debe normar al respecto.

Desde una visión técnico-archivística podemos descubrir y apreciar que el denominado deber de conservar la información en poder del Estado tiene varias dimensiones, las cuales desarrollaremos brevemente en los siguientes puntos, el último de los cuales reservaremos para el siguiente artículo:

Primero, implica la obligación de toda institución pública de darle a los documentos de archivo, independientemente de su soporte (electrónico, papel, magnético, etc.), un tratamiento técnico-archivístico. Esto se debe manifestar en: a. Una correcta y adecuada aplicación de la administración de archivos, la cual se desarrolla a través de los procesos técnicos archivísticos (organización, elaboración de inventarios técnicos, etc.) y de los procedimientos técnicos archivísticos (transferencia de documentos, eliminación de documentos, etc.), establecidos en la normatividad archivística; b. La existencia de una política de capacitación del personal administrativo, pues los documentos de archivo se organizan y se describen (elaboración de inventarios, bases de datos, etc.) en todas las oficinas de la administración pública, es decir, en los archivos de gestión; c. Capacitaciones diseñadas de acuerdo a las funciones del personal administrativo encargado de los respectivos niveles de archivo, las cuales deberán desarrollarse de manera permanente, pues tendrán como finalidad asegurar el correcto manejo técnico de los documentos de archivo, y su eficiente servicio.

Segundo, implica la obligación de toda institución pública de ejecutar las acciones necesarias para que los documentos de archivo cuenten con las condiciones mínimas y necesarias que permitan el mantenimiento de su integridad física en el tiempo, con la finalidad de que no se pierdan o destruyan, parcial ni totalmente, por factores internos y/o exógenos. Este es el terreno de la conservación preventiva de documentos, la cual, teóricamente, pertenece a los procesos técnicos archivísticos, pero que desarrollamos de manera separada para resaltar y llamar la atención sobre su importancia, aunque en la práctica sea de una casi nula aplicación.

En tercer lugar tenemos que el deber de conservar la información en poder del Estado implica la obligación de toda institución pública de contar con un programa de control de documentos.

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Pie de página: Para ayudar a la comprensión de personas no vinculadas a la archivística hemos simplificado conceptos, esperando que los técnicos valoren este esfuerzo.

Documento relacionado: La conservación de la información pública por los sujetos obligados a brindarla.

 

 

 

 

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