Consejos prácticos para solicitar información pública de manera eficaz

Javier Casas

Abogado especializado en libertades informativas. Suma Ciudadana. @javiercasas [1]

I.            Introducción

Jurisprudencia reiterada del Tribunal Constitucional señala que el deber de transparencia pasiva del Estado no se agota con la mera entrega de información a quien la solicita. El Estado está obligado a velar porque la información pública que entrega cumpla con un estándar de satisfacción mínimo, esto es, que sea “completa, precisa, correcta, actualizada, oportuna y veraz” y sentencias posteriores le añadieron a dicho estándar la cualidad de ‘cierta‘. Pero conseguir esto de la administración no es fácil. Todavía la mayor o menor eficacia de una solicitud de información puede predecirse a partir de cuanto cuidado la persona haya puesto en la elaboración de su pedido información, antes de depositarlo en la entidad. En ese sentido, presentamos aquí algunos consejos que esperamos ayuden a mejorar el resultado de un pedido de información.

II.            Información pública.

Cualquier persona puede solicitar y recibir información pública, pero ¿qué queremos saber? Es muy importante definir primero exactamente qué información necesitamos obtener para poder llenar el vacío informativo. Esto implica, en primer lugar, ser conscientes de algunas delimitaciones legales al concepto de información pública. El Estado no está obligado a producir información sólo para satisfacer un pedido de información. Debemos pedir aquello que las entidades poseen o están razonablemente obligadas a producir o poseer.

Tampoco es posible obtener información que tenga una clasificación vigente, es decir que, si se hace pública, vulnere de manera irreversible otros derechos o intereses legítimos como por ejemplo, la seguridad nacional, la reserva tributaria y el secreto bancario , la intimidad , los procesos deliberativos  dentro de una entidad pública, y la información elaborada por sus asesores jurídicos .

Debemos recordar que la ley 27806 señala que la información clasificada como ‘secreta’ debe ser revisada cada cinco años, de lo contrario se considera que ha sido declarada pública. La información clasificada como ‘confidencial’ se vuelve pública luego que terminaron o dejaron de tener efectos las causas que originaron dicha clasificación. En este caso las entidades públicas deben explicar de manera precisa cualquier causa que mantenga a un dato bajo dicha clasificación. Finalmente, la información considerada ‘confidencial’ se rige bajo reglas que la propia ley 27806 u otras normas establecen, dada la diversidad de supuestos que aborda.

Es especialmente importante hacer todo lo posible por consignar en el pedido de información la mayor cantidad de referencias exactas a los documentos en donde sabemos que se encuentra la información que nos interesa. En ese sentido, mientras la administración no implemente una política tendiente a producir información en lenguaje llano, es mejor si la solicitud emplea la terminología de la institución a la cual nos dirigimos, para describir el documento que solicitamos. Por ejemplo, el tipo de documento, la fecha de elaboración, el nombre y puesto de quien lo firma, la oficina en donde se produjo, etc. En ese sentido, los datos que se refieran a la información solicitada deben ser ciertos, completos y claros para ayudar lo más posible al funcionario en su búsqueda y hallazgo.

También es muy importante hacer referencia al tipo de soporte en el que queremos recibir la información. Por ejemplo, muchos archivos se encuentran almacenados como datos abiertos, aunque no están al acceso del público en los portales de Internet.

III.            Definir una estrategia de solicitud de información

Habiendo definido qué queremos saber, debemos revisar también a quien le vamos a pedir la información. Por ejemplo, estadísticas sobre empleo de armas de fuego pueden estar almacenadas en la Policía, en el Poder Judicial, en el Ministerio Público, en los clubs de tiro, en las tiendas especializadas, en Aduanas, en el Instituto Nacional de Estadísticas, etc. En ese sentido, es importante elaborar un mapa de fuentes públicas y privadas que pueden brindarnos toda o parte de la información que queremos. OJO: normalmente las fuentes privadas registran información en determinadas entidades públicas. Las reglas de la ley 27806 operan fundamentalmente para entidades del Estado, pero al tener varias fuentes, diversificamos los destinatarios de los pedidos de información, y mejoramos el alcance de nuestra búsqueda.

IV.            Información sobre el procedimiento.

Previo a la solicitud de información se debe revisar el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de la entidad a la que vamos a solicitar la información. Revisar el TUPA permite conocer los pasos a seguir, el plazo y el área encargada de atender la solicitud. El TUPA permite conocer además el costo de reproducción de la información. Cabe señalar que el costo de reproducción sólo se justifica si la entidad usará hojas de papel para sacar copias, o si necesitará emplear un disco compacto para almacenar la información. Pero si es el propio requirente quien entrega el soporte (las hojas, el CD o el USB) o quien pide que se le envíe la información vía correo electrónico, se reproduce la información pero sin ningún costo. También es importante señalar que el Tribunal Constitucional ha establecido que es un buen parámetro para identificar un costo de reproducción excesivo, si éste sobrepasa el costo de reproducción (el costo de una fotocopia o el valor de un CD) fijado por el mercado en aquel lugar.

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[1] Este documento está basado en los apuntes elaborados por Gabriel Chávez-Tafur, del Instituto de Defensa Legal (IDL), con motivo de una charla realizada allí a inicios de 2013 por Javier Casas.

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