La conservación de la información pública por los sujetos obligados a brindarla

Érika Tejada Villar

Consultora en materia de transparencia de la Defensoría del Pueblo.

Uno de los principios que rige el derecho de acceso a la información pública es el principio de conservación de la información, en virtud del cual, se atribuye al Estado el deber de proteger la integridad y disponibilidad de la información pública, evitando su destrucción, deterioro o alteración con el fin de permitir el ejercicio pleno de este derecho.

El  TUO de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública recoge este principio en su artículo 21º, estableciendo aspectos importantes del mismo. En primer lugar, resalta la responsabilidad del Estado de crear y mantener los registros públicos de manera profesional, posibilitando así, un adecuado y oportuno ejercicio del derecho de acceso a la información pública. Por otro lado, la norma hace expresa mención del deber de las entidades de la Administración Pública de remitir -en el plazo señalado por las normas especiales- la información pública que obre en su poder al Archivo Nacional. Prohibiendo, de este modo, que las entidades públicas destruyan la información por cuenta propia, pues, su eliminación solo puede llevarse cabo por el Archivo Nacional o en todo caso bajo su autorización y estricta supervisión, siempre que se haya corroborado previamente que dicha información carezca de toda utilidad pública y que además haya transcurrido un plazo razonable en el que no se haya requerido dicha información.

Pese a que estas disposiciones establecen aspectos generales del tratamiento a seguir para la conservación de documentos que contengan información pública, es claro que lo regulado por el artículo materia de comentario, requiere de lineamientos que posean una mayor especificidad en cuanto al procedimiento y medidas que han de tomarse dentro de las entidades estatales y por el propio Archivo Nacional para asegurar la preservación y prevención de alteraciones físicas de la información que contienen los documentos de archivo. Sin embargo, de una revisión de la legislación archivística del país, se observa que no existen normas que regulen de forma concreta el tema, constatándose que dicho ordenamiento está enfocado a la preservación de documentos que constituyen patrimonio cultural.

Otro punto que requiriere ser tomado en cuenta, es el relativo a las personas jurídicas sujetas al régimen privado. En efecto, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública es categórica al señalar que aquellas personas jurídicas privadas que gestionen servicios públicos o ejerzan funciones administrativas del sector público bajo cualquier modalidad están obligadas a informar sobre las características de los servicios públicos que prestan, sus tarifas así como sobre las funciones administrativas que ejercen. Cabría preguntarse entonces, cuál es el proceso que han de seguir éstas personas jurídicas para conservar la información que posean, y si –de ser el caso- le resultaría aplicable lo dispuesto por el referido artículo 21°.

Consideramos que las respuestas a estas preguntas se darán una vez que se redacten normas y/o guías de procedimientos que capaciten a los entes públicos y privados -que se encuentren obligados a otorgar información- en el desarrollo de prácticas adecuadas con relación al archivo y registro de documentación. Ya que todos ellos se encuentran obligados a garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos bajo su responsabilidad.

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2 Respuestas a “La conservación de la información pública por los sujetos obligados a brindarla

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